Organizacja wydarzeń muzycznych – zarówno wielkich imprez masowych, jak i kameralnych koncertów – wymaga profesjonalizmu, doświadczenia i odpowiedniego planowania przygotowań. Z tego powodu bardzo ważna jest współpraca zespołów specjalistów z różnych dziedzin: techników, oświetleniowców, osób odpowiedzialnych za nagłośnienie i oprawę artystyczną, ochroniarzy. Gdy jeden z tych elementów zawodzi, może to sprawić, że wysiłki pozostałych spełzną na niczym.
Wymogi prawne
Należy pamiętać o tym, że każde wydarzenie muzyczne musi zostać zorganizowane przede wszystkim w sposób zgodny z prawem. Istotny jest tu fakt, by nie zakłócać ciszy nocnej – ale przede wszystkim nie narażać na niebezpieczeństwo uczestników imprezy i osób postronnych. W przypadku imprez masowych (powyżej jednego tysiąca uczestników poza budynkami i trzystu wewnątrz) konieczne będzie uzyskanie stosownych pozwoleń od odpowiednich organów samorządowych.
Przygotowanie sceny
Ważną kwestią jest budowa odpowiedniej sceny – musi ona zapewniać dobrą widoczność, ale i bezpieczeństwo wszystkim korzystającym z niej osobom – artystom, prowadzącym, technikom i innym. Wszystkie niezbędne elementy (konstrukcje sceniczne, podesty, trybuny, schody, zabezpieczenia boczne) można wynająć, nie ma potrzeby ich kupna. Dobrym pomysłem może być skorzystanie z kompleksowej usługi firmy, która dostarczy wszystkie elementy sceny i zadba o ich odpowiedni montaż przed imprezą oraz demontaż po.
Nagłośnienie
Nawet najwspanialsza muzyka nie będzie mogła zrobić wrażenia na słuchaczach, jeżeli organizator nie zadba o właściwe nagłośnienie. Niezbędny jest do tego profesjonalny sprzęt, który zagwarantuje czyste brzmienie dźwięku: odpowiednie systemy nagłośnieniowe, miksery, korektory dźwięku, systemy odsłuchowe i mikrofony. Oczywiście, zupełnie inny sprzęt będzie potrzebny, gdy organizujemy kameralny koncert w lokalnej kawiarni, a zupełnie inny w przypadku wielkiej imprezy plenerowej, w której biorą udział tysiące osób.
Oświetlenie sceniczne
W dzisiejszych czasach oświetlenie sceniczne samo w sobie często stanowi ważny element imprezy muzycznej: wirujące kolory i potężne rozbłyski świetlne hipnotyzują i zachęcają do zabawy, podkreślając brzmienie muzyki i tworząc niezwykłe widowisko. Na rynku dostępne są zarówno niewielkie kolorowe światełka, które są stosunkowo tanie i doskonale sprawdzą się w przypadku kameralnych koncertów, niewielkich dyskotek i sal zabaw, jak i potężne reflektory, systemy wizyjne i instalacje.
Zabezpieczenia imprezy
W trosce o bezpieczeństwo całego przedsięwzięcia, należy zadbać również o ochronę imprezy. Ważne jest przygotowanie we współpracy z policją szczegółowej analizy miejsca pod kątem zagrożeń i procedur ewakuacji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku wielkich imprez masowych, w których bierze udział wielu uczestników. Wybierając się na koncert lub inną imprezę, najczęściej myślimy o dobrej zabawie: niestety, zdarza się, że dochodzi do tragicznych zdarzeń, którym można byłoby zapobiec, gdyby procedury były rygorystycznie przestrzegane.